Comunicarse sin estar cara a cara

Dinámicas de las reuniones presenciales remotas

Una “reunión presencial remota” puede ser desde una simple llamada telefónica previamente concertada, hasta una reunión entre varias personas en la que se hace una presentación con diapositivas.

En cualquier caso, las personas no se encuentran físicamente en el mismo sitio, aunque la reunión sí está teniendo lugar en ese momento.

Una reunión presencial remota, aunque se trate de dos personas que se llaman por teléfono, requiere una preparación previa. Puedes seguir el siguiente protocolo básico:

  1. Prepara una agenda de los temas a tratar y envíala por correo electrónico. Tu interlocutor, o interlocutores, tendrán así tiempo para preparase y, además, probablemente lo perciban como una muestra de transparencia, lo que generará confianza y predisposición positiva hacia la reunión.
  2. Acuerda un día y una hora, y se exquisitamente puntual.
  3. Asegúrate de que todos los participantes reciben (previamente a ser posible) una lista con el nombre de los asistentes, su cargo…
  4. Durante la reunión asume un papel muy activo como moderador. Para ello puedes plantear una o varias rondas en las que haces una pregunta, y todos los interlocutores contestan
  5. Durante la reunión toma la palabra varias veces para resumir los asuntos tratados hasta el momento, los principales argumentos que se han expresado, así como aquellos acuerdos que se empiecen a perfilar.
  6. Las reuniones tienen que ser cortas. Si algún tema se alarga es preferible posponerlo para otra reunión, pues la falta de dinamismo en la reunión puede hacer que los interlocutores empiecen a no prestar atención (incluso podrían ponerse a atender otros asuntos).
  7. Al final de la reunión haz un resumen, y propón acciones.
  8. Y justo al finalizar, elabora un acta/resumen de lo hablado (incluso si ha sido una conversación entre dos), que incluso puede ser muy informal si el entorno así lo requiere, y envíala por correo electrónico a los participantes.

 

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