Communication, Post

Algunos consejos para el intercambio de correos electrónicos

(Por Rafa Mompó)

Aquí va una lista, para la reflexión:

1. Un correo electrónico no es un documento formal.

2. En consecuencia es ruin el esgrimir una copia de un correo electrónico (generalmente sacada fuera de contexto), para atacar a la persona que lo escribió. Hacer estas cosas dinamita la comunicación corporativa ágil y perjudica mucho a la empresa pues perjudica enormemente la capacidad de ser competitivos gracias al uso de la tecnología.

3. Nunca suponga que un correo electrónico va a ser leído por el destinatario, o que incluso si se ha leído el mensaje, éste ha sido interiorizado. Si sospecha que se ha dado este caso, insista con otro correo electrónico, o mejor llame por teléfono.

4. Acostúmbrese a luchar por destacar en la bandeja de entrada del correo electrónico de los destinatarios. Hoy en día se reciben muchos correos cada día (más de cien, en muchos casos, y sin contar el spam), por lo que su mensaje podría pasar desapercibido.

5. La facilidad de los correos electrónicos para que un mensaje se envíe a muchos destinatarios o, lo que es peor, a destinatarios sólo en copia, es una tentación grande, al mismo tiempo que un arma peligrosa. Piense siempre muy bien si realmente hay un motivo para que todos los destinatarios del correo electrónico reciban copia.

6. Cuando un destinatario del correo electrónico está en copia,lo normal es que no lea el mensaje. Como mucho puede esperar que le suene que se mandó ese mensaje, pero no espere que lo interiorice.

7. De hecho, cuando un destinatario está en copia lo que le estamos diciendo es: “quiero que te suene este mensaje, pero no espero que lo interiorices ni que hagas nada al respecto”.

8. Esos correos electrónicos para varios destinatarios… y muchas otras personas en copia… Piense dos veces si la contestación la enviará a todos: puede ser una especie de spam. En algún momento, la conversación multitudinaria debe cortarla y convertirla sólo en una comunicación reducida.

9. Discusiones (o brainstorming por email). Aunque ya existen herramientas modernas para hacerlo de una forma más racional  la universalidad del correo electrónico hace que sea una excelente herramienta para este fin. Las discusiones por este medio son muy eficaces si alguien (usted, por ejemplo) se encarga de moderar la discusión. La mejor manera de moderar la discusión es recapitular de vez en cuando las conclusiones, y enviar a todos esa recapitulación para así alimentar la discusión.

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